校内各单位：
根据学校档案工作安排，2014年档案材料归档移交工作已经开始，请各单位认真收集、整理2013年形成的文件材料，按规定时间将归档材料移交学校档案馆。现就有关事项通知如下：
一、归档范围：
1、2013年1月1日至12月31日期间，学校在党政管理、教学、科研、基建、仪器设备管理、产品生产、出版、外事、财会等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料均应归档，文件材料归档范围详见《郑州大学档案馆收集档案范围细则及工作方案》。
2、各单位获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等（省级以上）及校际交流中具有保存价值的实物按要求整理归档。
3、学校及各单位在重大活动、重要事件中形成的文件材料，特别是关系到民生以及专业性的文件材料按要求整理归档。
4、电子、照（胶）片、录像（录音）带等文件材料应随纸质文件材料一同归档。
5、以往年度应归档，但尚未归档的文件材料。
二、归档要求：
1、根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）、《档案管理违法违纪行为处分规定》（国家档案局第30号令）等的有关规定，各单位要加强对本单位归档工作的领导，兼职档案员要切实履行工作职责，做好本单位归档材料的收集、整理与移交工作，确保各类归档文件材料收集齐全，整理规范，移交及时。任何单位和个人不得将应归档的文件材料据为己有。
2、凡各单位产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。
3、文件类的归档材料实行以件为单位归档。校内发文要附文件正本、底稿、发文签，有附件的文件材料要附附件。发文签及正文须盖发文单位的公章，发文签上的公章盖在领导签发栏内，正文上的公章盖在单位落款处。未经电子政务系统传送的文件材料应保存原始手改稿，重要材料应保存历次手改稿。
4、请示类文件如已答复，须提供相关批复材料。上级来文需要办理并上报相关材料的，要求将上报材料一并附上。各单位报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的材料，以册（本）为单位移交。
5、教学、科研、出版、设备及其科技开发等专业性的归档材料，以卷为单位进行整理、立卷，需装订的案卷材料归档部门装订后方可移交。
6、归档的文件材料必须是原件，复印件原则上不得归档。凡不符合归档要求的文件材料，必须按要求进行整理后方可移交。移交的文件材料要求字迹清楚、用纸规范，因不得已使用压感纸、传真纸打印的文件等必须进行复制。计算机打印的文件材料请使用激光打印、不得使用喷墨打印、色带打印。
7、归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不缺页、不漏项，不要把属于一个内容的归档材料进行人为地分割。
8、归档的照片、声像档案须附文字说明，内容包括时间、地点、内容、背景、人物、摄影者；归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间。
9、归档的实物档案须标明实物名称、获得时间和颁（赠）单位。
三、归档程序：
1、归档验收：归档材料移交时，交接双方当面清点核对，档案馆按档案管理要求进行验收，不符合要求的退回归档部门，合格后方可办理移交手续。
2、移交手续：归档单位移交归档材料时必须填写新版《郑州大学档案馆档案移交清单》（见附件），移交清单一式两份，交接双方签字并加盖所在单位印章后各备一份备查，电子版移交清单发送邮件至dagxx1@zzu.edu.cn。
四、归档时间：
1、党政管理部门和能按年度归档的部门，于2014年4月30日前移交2013年度的归档材料。
2、教学部门按教学年度归档。
3、科研和专题性、成套性的档案材料，在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。
各立卷单位要严格按照归档要求安排归档材料的收集、整理和移交工作，对逾期未归档的单位和兼职档案员给予通报，造成损失的，将依法进行追责。
联系咨询电话：
文书档案、专题档案：67767732
实物档案、科研档案、声像档案、仪器设备档案、产品生产档案：67767733
教学档案：67763055
郑州大学档案馆
2014年3月10日
附件：郑州大学档案馆档案移交清单（2014版）郑州大学版权所有，禁止非法转载！2020-09-30 14:33:47