校内各单位：
根据学校档案工作安排，2013年档案移交工作现已经开始，请各单位将2012年产生的所有文件、归档材料移交学校档案馆。为了确保移交工作顺利进行，现将移交过程中有关事项通知如下：
一、归档范围：
1、2012年1月1日至12月31日期间，学校党政管理、教学、科研、基本建设、外事、资产与设备管理、出版、产品生产与开发等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。
2、各单位获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等（省级以上）及校际交流中具有保存价值的实物按要求整理归档。
3、学校及各单位在重大活动、重要事件中形成的文件材料，特别是关系到民生以及专业性的文件材料按要求整理归档。
4、归档的文件材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式以及实物档案。
5、以往年度应归档，但尚未归档的文件材料。
6、各单位文件材料归档范围请参照《郑州大学档案馆收集档案范围细则及工作方案》（见附件1）。
二、归档要求：
1、根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等有关规定，各部门要加强本部门归档工作的领导，兼职档案员要切实履行自己的工作职责，负责本部门归档材料的收集、整理与立卷工作。保证归档文件材料收集完整齐全，并按时移交学校档案馆。任何单位和个人不得据为己有。
2、凡各单位产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供相关材料。
3、文件类的归档材料实行以件为单位归档。校内发文要附文件正本、底稿、发文签,有附件的文件材料要附附件。底稿及发文签不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水等书写材料，发文签及正文须盖发文单位的公章，发文签上的公章盖在领导签发栏内，正文上的公章盖在单位落款处。
4、请示类文件如已答复，须提供相关批复材料。上级来文需要办理并上报相关材料的，要求将上报的相关材料附上。各单位报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的材料，以册（本）为单位移交。
5、教学、科研、出版、设备及其科技开发等专业性的归档材料，仍以卷为单位进行整理、立卷，需装订的案卷材料归档部门要装订后方可移交。
6、立卷归档的材料必须是原件，复印件原则上不得归档。凡不符合档案归档要求的文件材料，必须按要求进行整理后方可移交。移交的文件材料要求字迹清楚、用纸规范（党群部门使用B5、行政、教学等部门使用A4纸），因不得已使用压感纸、传真纸打印的文件等必须进行复制。计算机打印的文件材料请使用激光打印、不得使用喷墨打印、色带打印。
7、归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料人为地分割开或遗漏。
8、移交的归档材料左边装订处要预留25mm左右的装订线。各单位兼职档案人员对归档过程的相关问题可随时向档案馆工作人员联系咨询。
9、归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间；归档的电子档案标明与纸档案相符的标题及时间。
三、档案的移交：
1、党政管理部门和能按年度归档的部门，于2013年4月30日前移交2012年度归档材料。教学部门按教学年度归档。科研和专题性、成套性的档案材料，在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。
2、归档部门移交归档材料时必须填写新版档案移交清单（见附件2），移交清单一式二份，经交接双方签字后各留一份备查；电子版移交清单发送邮件至dagxx1@zzu.edu.cn。
3、联系电话：
教学档案：67763055
实物档案、出版档案、科研档案、声像档案：67767733
专题档案：67767732
邮 箱：dagxx1@zzu.edu.cn
郑州大学档案馆
2013年3月10日
附件1：《郑州大学档案馆收集档案范围细则及工作方案》
2、郑州大学档案馆档案移交清单（新版）郑州大学版权所有，禁止非法转载！2020-09-30 15:05:14