校内各单位：
根据学校档案工作安排,2012年档案移交工作现已经开始，请各单位将2011年产生的所有文件、归档材料移交学校档案馆。为了确保移交工作地顺利进行,现将移交过程中有关事项通知如下：
一、归档范围：
1、2011年1月1日至12月31日期间，学校党政管理、科研、教学、外事、基建综合、资产与设备管理、出版、产品生产与开发等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。各单位文件材料归档范围请参照《郑州大学档案归档范围和保管期限表》、《郑州大学档案归档范围和保管期限表》请查阅档案馆网站中业务指导的相关内容.
2、归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（如照片、光盘、磁盘等）。此类不同载体的文件材料应随纸质文件材料一同归档。
3、各单位获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等（省级以上）及校际交流中具有保存价值的实物档案按要求整理归档。（详见附件）
4、各单位在编人员撰写（主编）并公开发表的专业著作，于4月20日前移交档案馆。
本次整理移交的归档材料是2011年各单位产生的归档材料和上级有关来文,以及往年应归档，但尚未归档的文件材料。
二、归档要求：
1、根据《高等学校档案管理办法》教育部、国家档案局27号令有关精神，各部门要加强本部门归档工作的领导，兼职档案员要切实履行自己的工作职责，负责本部门归档材料的收集、整理与立卷工作。保证归档文件材料收集完整齐全，并按时移交学校档案馆。任何单位和个人不得据为己有。
2、凡各单位产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供相关材料。
3、文件类的归档材料实行以件为单位归档。校内发文要附文件正本、底稿、发文签,有附件的文件材料要附附件。底稿及发文签不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水等书写材料，发文签及正文须盖发文单位的公章，发文签上的公章盖在领导签发栏内，正文上的公章盖在单位落款处。
4、请示类文件如已答复，须提供相关批复材料。上级来文需要办理并上报相关材料的，要求将上报的相关材料附上。各单位报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的材料，以册（本）为单位移交。
5、教学、科研、出版、设备及其科技开发等专业性的归档材料,仍以卷为单位进行整理、立卷，需装订的案卷材料归档部门要装订后方可移交。
6、立卷归档的材料必须是原件，复印件原则上不得归档。凡不符合档案归档要求的文件材料,必须按要求进行整理后方可移交。移交的文件材料要求字迹清楚、用纸规范（党群部门使用B5、行政、教学等部门使用A4纸），因不得已使用压感纸、传真纸打印的文件等必须进行复制。计算机打印的文件材料请使用激光打印、不得使用喷墨打印、色带打印。
7、归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料人为地分割开或遗漏。
8、移交的归档材料左边装订处要预留25mm左右的装订线。各单位兼职档案人员对归档过程的相关问题可随时向档案馆工作人员联系咨询。
9、归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间；归档的电子档案标明与纸档案相符的标题及时间。
三、档案的移交：
1、归档验收：
移交档案时，交接双方当面检查，按立卷归档要求进行验收,不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。
2、移交手续：
归档部门移交档案材料时必须填写档案移交清单，清单一式二份,经交接双方签字后各留一份备查。 (移交表可在档案馆网站下载或到档案馆领取。)
3、归档移交时间：
党政管理部门和能按年度归档的部门，请于2012年4月20日前移交2011年度归档材料。
教学部门请按教学年度归档。
科研和专题性、成套性的档案材料,在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。
其它档案的归档时间按有关文件规定执行。
档案移交地点：档案馆（文书档案、教学档案南校区行政楼北一层；科研档案、声像档案、实物档案、出版档案等校区行政楼北二层、） 联系电话：文书档案、教学档案、67763055、声像档案67767720、实物档案、出版档案、科研档案67767733 ；专题、特色档案67767732 67767733
郑州大学档案馆
2012年3月14日
（附件）：
档案馆馆藏实物档案的归档范围
1、本校在重大政治、经济、科学文化、科研、教学、外事、文体等活动中获得的省级以上（含省级）颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等。
2、学校发展中有纪念意义的物品。如建校以来使用过的校牌、匾等物品；反映学校不同阶段的工作证、学生证、毕业证书、学位证书、校徽、纪念章等（样品）；历任书记、校长在工作中使用过，有保存价值的用品、社交活动纪念品及签名用章。
3、在国际交往中，国际友人赠送的纪念品，包括特制的纪念盘、纪念章、纪念币、纪念杯等；中外校友和著名校友赠给母校的各种有保存利用价值，便于保管的特定物品（包括校庆接收的各种符合条件的纪念品等）。
4、中央、国务院领导、省级领导及社会知名人士为学校的题词、作画。
5、机构变更或撤消、合并失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章。
6、学校根据特殊需要通过征集等方式获得的具有保存和利用价值的特定物品。
档案馆馆藏实物档案的归档要求
1、按要求填写移交清单，一式两份。（移交清单从档案馆网页里下载）。
2、移交清单由兼职档案人员亲自签名，并加盖本单位公章。
3、归档时间于实物产生时间的次年四月底之前向档案馆移交。
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