校内各单位：
按照学校工作安排，2011年行政系统将全面实行无纸化办公。为确保该项工作的顺利进行，学校将从11月初开始，对协同办公系统（以下简称CWP系统）进行试运行。现将有关问题通知如下：
一、工作和技术要求
（一）工作要求
1.试运行期间，校内行政系统各单位办理行政发文、校内行政呈文、校外来文等公文流转业务，采用以电子文档为主的模式运行，校长办公室将不接受单纯的纸介质文件。根据国家有关规定，涉密文件不适用协同办公系统，应通过纸介质流转。
2．用户账号、密码和Ukey由校长办公室统一发放。各CWP系统用户应增强保密意识，妥善保管账户信息和密码，不得随意泄漏给无关人员。单位行政一把手要妥善保管本单位UKey，丢失须及时挂失。严禁在网吧及其它公共上网场所登录使用CWP系统，如果密码被盗或遗失，造成系统内数据泄密或不良后果的，按照“谁使用，谁负责”的原则，将依法追究相关人员责任。
3．在工作时间，各用户要保证接收文件的计算机正常开机并登录CWP系统。各单位应明确专人负责公文收发处理；负责公文运转人员要及时上网查阅和接收文件，并做好登记，根据需要自行打印运转，确保信息畅通。负责公文处理有关人员务必及时审签、办理有关公文。
4．出差或请假期间，须指定授权的公文代办人代办，或通过VPN系统远程登录CWP系统进行工作（使用方法和细节待网络管理中心通知）。
5．电子文件发送后，工作人员应根据公文的缓急程度，对所发公文的接收情况进行检查、催办、督办，发现问题及时与有关人员联系。校长办公室将对公文办理及落实情况进行督察督办。
6．建立定期通报制度，对各单位上报公文不符合行文要求及格式规范的，予以定期通报。
（二）技术要求
1．学校各类公文的办理应符合《郑州大学行政工作规则》和《郑州大学行政公文处理办法》等相关规定。
2．各类文件应采用Microsoft Word文件形式，不得采用其他文件形式。电子文件的扩展名统一为“.DOC”，文件名为文件标题。若使用Word 2007及以上版本，请另存为“Word 97-2003文档”。
3．各单位根据CWP系统的要求和自身需要，自行配置扫描仪、彩色打印机等相关硬件设备。
三、运行程序
各CWP系统用户进入协同办公系统后，根据所办理的业务种类进行相应操作。
（一）行政发文
行政发文统一由校长办公室负责办理，严格实行先审后签制度。具体运转程序如下：
1．拟稿。公文主办单位拟稿人拟稿后，登录系统，进入行政发文处理签页面，依次填写“文件标题”、“主送单位”、“抄送单位”及附件名称，并根据主题词表填写相应的主题词。“主办处室”、“拟稿人”由系统自动生成，无需填写。之后上传正文和附件。
2．核稿及会签。公文主办单位公文处理人员将公文发单位负责人核稿。单位负责人核稿同意后，如需其他单位会签的，发相关单位负责人会签。经核稿或会签后的文件，由单位公文处理人员发校长办公室秘书科。
3．秘书科初核。校长办公室秘书科接收系统来文后，进行登记、编号和审核。经审核无误后转校长办公室主管主任复核签转。
4．主任复核签转。校长办公室主管主任进一步把关审核后，签署办公室拟处理意见，并发至校长办公室秘书科。校长办公室秘书科根据拟处理意见发送至相关领导审签或返还主办单位。
5．领导审签。校领导或校长办公室主任登录系统审批，签署审批意见，发送至校长办公室秘书科。
6．公文排版、校对。校长办公室秘书科根据领导意见，做相应处理。同意印发的，发文印中心排版、套红，之后发送至主办单位。主办单位对文件进行校对并签字后发送至校办秘书科。
7．公文发送及存档。秘书科将处理好的文件根据发放范围对文件进行发送，同时发送至行政科存档。
8．对于仍需纸质文件的上行文，印制、校对、用印及报送仍按原规定执行。
（二）校外来文
上级机关、平级机关或其他不相隶属单位来文、来函、电报等（以下简称“校外来文”）由校长办公室综合科负责签收、登记、运转。
1．校长办公室综合科收文后，进行收文登记，并将收文上传至CWP办公系统，发送至校长办公室主任。校长办公室主任签署拟办意见后，发送至校长办公室综合科。
2．校长办公室综合科根据主任意见，分发至相关领导批示或相关部门阅处。
3．相关领导阅批后，返回校长办公室综合科，由校长办公室综合科根据领导的批示，将文件发送至各有关单位办理。
4．需要校领导传阅的文件，由校长办公室综合科将文件发至每位校领导，校领导阅示、签名后返回校长办公室综合科。
5．发送至各部门、院系及有关单位的文件，各单位及时登录CWP系统查收，办理后应及时通过CWP系统向校长办公室综合科反馈办理情况。
6．校长办公室综合科将返回文件整理、归档。
（三）校内呈文
行政系统校内请示、报告（以下简称“校内呈文”）由校长办公室负责接收、登记、运转，经校长办公室主管主任提出拟办意见后，呈校领导批示或批转有关部门研究解决。各职能部门、各院（系）不得直接将校内呈文报校领导签批。具体运转程序如下：
1．拟稿。校内呈文呈送单位拟稿人拟稿后登录CWP系统，进入校内呈文签界面，依次填写“呈送单位”、“呈文标题”、“联系电话”后，上传正文和附件。校内呈文必须是一事一报，由各单位规范行文。
2．核稿及会签。公文呈送单位拟稿人员将呈文发单位负责人核稿。单位负责人在“核稿人”核稿同意后，如需要其他单位会签的，发送相关单位负责人会签。经核稿或会签后的呈文，由单位公文处理人员发校长办公室督察科。
3．校长办公室初核。办公室接收呈文后进行初核、登记、编号，办公室主管主任签署拟处理意见。
4．呈文审批。办公室根据拟处理意见呈送有关领导。校领导登录系统审批，签署批示意见，发送校长办公室督察科。
5．校长办公室督察科根据领导批示意见，反馈呈文单位或转送有关部门。有关部门在接收转送呈文后，必须尽快进行研究并签署处理意见后反馈校长办公室督察科。
6．结果反馈及归档。校长办公室督察科将处理结果整理后及时反馈呈送单位，并同时整理归档。
四、系统安全与维护
1．服务器必须保证365×7×24不间断运行，始终保持正常的运行状态。建立服务器的运行日志，并保60天以上。CWP数据应保证保存10年以上。
2．网络管理中心须指定管理员专门负责系统维护。
3．所有系统配置信息要由专人保管，注意保密。系统管理员须定期对网络系统进行杀毒，建立防火墙，防止黑客侵入，确保系统安全。
4．各单位用于协同办公的计算机必须安装杀毒软件并随时更新，电子公文须先杀毒后上传。
五、试运行期间问题和故障处理
1．试运行期间遇到的问题和意见、建议，各单位要及时向校长办公室反映，电话：67780017。
2．如遇到CWP系统故障，请电话联系网络管理中心系统管理员，联系电话：67781506。
二〇一〇年十月二十五日 郑州大学版权所有，禁止非法转载！2020-09-30 16:04:05